Cách nói về hóa đơn và việc trả hàng bằng tiếng Anh

Những từ về hóa đơn và việc trả hàng giúp bạn giải thích rõ ràng về một lần mua hàng sau khi bạn mua một thứ gì đó. Bạn có thể cần đến chúng khi kiểm tra một hóa đơn, yêu cầu hoàn tiền, trả lại một món sai kích cỡ, báo cáo một món hàng bị thiếu, hoặc đổi một sản phẩm bị hư hỏng. Thay vì nói "this paper is wrong" (tờ giấy này sai rồi), bạn có thể nói hóa đơn ghi sai món hàng, thiếu mất phần giảm giá, thời hạn trả hàng vẫn chưa hết, hoặc bạn muốn được đổi hàng.

Một hóa đơn ghi lại những gì đã được mua, mua khi nào, được thanh toán bằng cách nào, và bị tính bao nhiêu tiền. Một lần trả hàng là quá trình trả lại một món hàng. Một lần hoàn tiền trả lại tiền cho bạn. Một lần đổi hàng cho bạn một món hàng khác để thay thế. Những chi tiết này quan trọng vì các cửa hàng thường có quy định về giới hạn thời gian, tình trạng, bao bì và bằng chứng mua hàng.

Những điểm phân biệt quan trọng

Receipt là tài liệu hoặc tin nhắn chứng minh một lần mua hàng. Nó có thể được in ra, gửi qua email, hoặc hiển thị trong một ứng dụng.

Item là một sản phẩm trên hóa đơn. Một hóa đơn có thể liệt kê nhiều món hàng, mỗi món có giá riêng.

Refund nghĩa là tiền được trả lại cho khách hàng. Nó có thể quay về phương thức thanh toán ban đầu hoặc trở thành tín dụng cửa hàng.

Exchange nghĩa là trả lại một món hàng và nhận một món hàng khác, thường là khác kích cỡ, màu sắc, hoặc một món thay thế.

Store credit là giá trị mà bạn có thể dùng tại chính cửa hàng đó thay vì nhận lại tiền vào thẻ hoặc tiền mặt.

Return window là khoảng thời gian được phép để trả lại một món hàng, chẳng hạn như 14 ngày hoặc 30 ngày.

Từ vựng và cụm từ cốt lõi

receipt: bằng chứng của một lần mua hàng
proof of purchase: bằng chứng rằng bạn đã mua một món hàng
item: một sản phẩm được liệt kê trên một hóa đơn
quantity: bao nhiêu đơn vị đã được mua
unit price: giá cho một món hàng
subtotal: số tiền trước thuế hoặc một số khoản phụ phí
tax: tiền do nhà nước cộng thêm
total: số tiền cuối cùng đã thanh toán
payment method: cách bạn thanh toán, chẳng hạn như bằng thẻ hoặc tiền mặt
refund: tiền được trả lại sau một lần trả hàng hoặc một lần điều chỉnh
partial refund: chỉ một phần tiền được trả lại
full refund: toàn bộ tiền được trả lại
exchange: việc thay thế một món hàng bằng một món khác
replacement: một món hàng mới được trao thay cho món ban đầu
store credit: giá trị tại cửa hàng thay vì nhận lại tiền
return window: khoảng thời gian được phép trả hàng
return policy: các quy định của cửa hàng về việc trả hàng
original packaging: hộp, túi, nhãn mác, hoặc lớp bọc từ lần mua hàng
damaged: bị vỡ hoặc bị hư hại
defective: không hoạt động đúng cách

Những kết hợp từ tự nhiên

Hãy dùng printed receipt (hóa đơn in), email receipt (hóa đơn qua email), digital receipt (hóa đơn điện tử), proof of purchase (bằng chứng mua hàng), wrong item (món hàng sai), missing item (món hàng bị thiếu), damaged item (món hàng bị hư hỏng), defective product (sản phẩm bị lỗi), full refund (hoàn tiền toàn bộ), partial refund (hoàn tiền một phần), store credit (tín dụng cửa hàng), return window (thời hạn trả hàng), return policy (chính sách trả hàng), original packaging (bao bì gốc), exchange for a different size (đổi sang kích cỡ khác) và refund to the original card (hoàn tiền về thẻ ban đầu).

Hãy dùng các động từ như return (trả lại), refund (hoàn tiền), exchange (đổi), replace (thay thế), scan (quét), check (kiểm tra), match (khớp), expire (hết hạn), process (xử lý) và issue (cấp).

"Can I get a refund?"

"The receipt shows the wrong price."

"I would like to exchange this for a larger size."

"The return window expires tomorrow."

"The store issued a refund to my card."

Những kết hợp từ này thông dụng vì các cuộc trò chuyện về trả hàng phụ thuộc vào bằng chứng, tình trạng, thời gian và kết quả mà bạn mong muốn.

Câu ví dụ

"I need the receipt because the item was damaged."

"The cashier gave me a printed receipt."

"The email receipt lists two shirts, but I only bought one."

"The return policy says unopened items can be returned within 30 days."

"I would like a full refund, not store credit."

"Can I exchange this jacket for a smaller size?"

"The product is defective, so I need a replacement."

"The refund should go back to the original payment method."

"The item must be in its original packaging."

"They offered a partial refund because one part was missing."

Đọc một hóa đơn

Khi bạn đọc một hóa đơn, hãy tìm item names (tên món hàng), quantities (số lượng), unit prices (đơn giá), discounts (giảm giá), tax (thuế) và total (tổng cộng).

"The quantity should be one, not two."

"The unit price is correct, but the discount is missing."

"The subtotal is right, but the tax looks too high."

"The total should match the amount on my card statement."

Nếu có gì đó sai, hãy chỉ vào dòng đó và mô tả vấn đề:

"This item was scanned twice."

"This discount did not apply."

"I returned this item, but I do not see the refund."

Ngôn ngữ cụ thể về hóa đơn hiệu quả hơn việc chỉ nói "the bill is wrong" (hóa đơn sai rồi).

Yêu cầu trả hàng hoặc đổi hàng

Hãy bắt đầu bằng cách nói rõ điều bạn muốn: a refund (hoàn tiền), an exchange (đổi hàng), a replacement (món thay thế), hoặc store credit (tín dụng cửa hàng).

"I would like to return this."

"Can I exchange it for a different color?"

"Could I get a replacement? This one does not work."

"Is a refund possible, or only store credit?"

Sau đó hãy nêu lý do:

"It arrived damaged."

"It is the wrong size."

"The product is defective."

"I received the wrong item."

Ngôn ngữ lịch sự và trực tiếp giúp nhân viên kiểm tra quy định và xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng.

Lỗi thường gặp ở người học

Đừng nói "return money" khi bạn muốn nói refund. Hãy nói "Can I get a refund?" hoặc "Will the store refund the money?".

Đừng nhầm lẫn receipt và recipe. Một receipt chứng minh một lần mua hàng. Một recipe cho bạn biết cách nấu một món ăn.

Đừng nói "change this item" khi bạn muốn nói exchange. Hãy nói "I would like to exchange this item".

Đừng nói "the product is damage". Hãy nói "the product is damaged" hoặc "the product was damaged when it arrived".

Đừng cho rằng store credit giống với một lần hoàn tiền. Tín dụng cửa hàng thường chỉ có thể được dùng tại chính cửa hàng đó.

Đoạn văn mẫu thực hành

I bought a pair of shoes last week, but the receipt shows the wrong size and the box contains a damaged item. The store's return policy allows returns within 30 days, and I still have the original packaging and proof of purchase. I do not want store credit because I paid with my card and need the money back. I would prefer an exchange if they have the right size in stock, but if not, I would like a full refund to the original payment method.

(Tuần trước tôi đã mua một đôi giày, nhưng hóa đơn ghi sai kích cỡ và trong hộp có một món hàng bị hư hỏng. Chính sách trả hàng của cửa hàng cho phép trả hàng trong vòng 30 ngày, và tôi vẫn còn giữ bao bì gốc và bằng chứng mua hàng. Tôi không muốn tín dụng cửa hàng vì tôi đã thanh toán bằng thẻ và cần nhận lại tiền. Tôi muốn được đổi hàng hơn nếu họ còn đúng kích cỡ trong kho, nhưng nếu không, tôi muốn được hoàn tiền toàn bộ về phương thức thanh toán ban đầu.)

Ngôn ngữ trả hàng rõ ràng sẽ nêu tên bằng chứng, vấn đề và kết quả mà bạn mong muốn. Hãy nói hóa đơn ghi gì, giải thích tình trạng của món hàng, đề cập đến thời hạn trả hàng, rồi yêu cầu hoàn tiền, đổi hàng, một món thay thế, hoặc tín dụng cửa hàng.