Tiếng Anh ở Bưu điện và khi Gửi hàng tại Mỹ: Gửi thư và bưu kiện

Gửi một lá thư hay một bưu kiện có vẻ đơn giản cho đến khi bạn đứng ở quầy và có người hỏi bạn muốn gửi nhanh ra sao, có cần theo dõi đơn hàng không, và món hàng trị giá bao nhiêu. Tiếng Anh khi gửi hàng thật ra chỉ là một chuỗi ngắn các lựa chọn: trong nước hay quốc tế, gửi nhanh thế nào, có hay không có theo dõi, và có hay không có bảo hiểm. Khi đã biết những từ ngữ cho các lựa chọn đó, phần còn lại của cuộc trò chuyện sẽ trở nên dễ dàng. Hướng dẫn này sẽ đi qua quy trình thông thường, những câu bạn sẽ nghe thấy, và những câu bạn có thể nói.

Giá cả, tốc độ và quy định thay đổi theo thời gian và có thể phụ thuộc vào điểm đến, trọng lượng, kích thước cùng dịch vụ bạn chọn, nên hãy xem mọi con số ở đây là khoảng ước lượng chung, không phải báo giá chính xác. Nhân viên ở quầy có thể cho bạn biết giá hiện tại.

Những điều cần chuẩn bị

Một lần đến bưu điện hay quầy gửi hàng thông thường sẽ diễn ra theo trình tự sau:

1. Bạn xếp hàng chờ đến khi nhân viên gọi bạn đến quầy.
2. Bạn nói rõ điều bạn muốn làm: gửi thư, gửi bưu kiện, hoặc lấy hàng.
3. Với bưu kiện, nhân viên cân và có thể đo kích thước.
4. Nhân viên hỏi món hàng sẽ gửi đi đâu và bạn muốn gửi nhanh thế nào.
5. Họ có thể hỏi bạn có muốn theo dõi đơn hàng, mua bảo hiểm, hoặc xác nhận chữ ký không.
6. Với thư quốc tế, bạn điền tờ khai hải quan mô tả nội dung và giá trị.
7. Bạn thanh toán, nhận biên lai, và thường có mã theo dõi.

Với việc lấy bưu kiện, quy trình ngắn hơn: bạn xuất trình giấy tờ tùy thân cùng bất kỳ giấy thông báo nào bạn nhận được, và nhân viên lấy món hàng ra. Việc đã dán kín và ghi địa chỉ lên bưu kiện trước khi đến sẽ giúp mọi thứ nhanh hơn.

Những câu bạn có thể nghe thấy

• "How can I help you today?" (Hôm nay tôi có thể giúp gì cho bạn?) — Câu hỏi mở đầu. Hãy nói mục đích của bạn một cách đơn giản, chẳng hạn "I'd like to mail this package."
• "Where is it going?" (Gửi đến đâu vậy?) — Họ cần biết điểm đến để tính giá. Hãy cho biết thành phố và bang, hoặc quốc gia nếu là gửi quốc tế.
• "How fast do you need it to get there?" (Bạn cần nó đến nhanh thế nào?) — Họ đang hỏi về tốc độ dịch vụ. Bạn có thể hỏi về các lựa chọn.
• "Do you want tracking with that?" (Bạn có muốn theo dõi đơn hàng không?) — Theo dõi giúp bạn xem hành trình bưu kiện trực tuyến. Một số dịch vụ có sẵn; một số khác tính thêm phí.
• "Would you like to add insurance?" (Bạn có muốn thêm bảo hiểm không?) — Bảo hiểm có thể chi trả giá trị món hàng nếu bị mất hoặc hư hỏng. Thường tốn thêm phí.
• "What's the value of the contents?" (Giá trị của hàng hóa bên trong là bao nhiêu?) — Để mua bảo hiểm hoặc khai hải quan, họ cần một mức giá trị ước tính.
• "What's inside the package?" (Bên trong bưu kiện có gì?) — Bắt buộc đối với thư quốc tế và tờ khai hải quan. Hãy mô tả đơn giản, chẳng hạn "documents" hoặc "a gift, clothing."
• "Is anything fragile, liquid, or perishable?" (Có gì dễ vỡ, dạng lỏng, hoặc dễ hư hỏng không?) — Một câu hỏi về an toàn và xử lý. Hãy trả lời thành thật.
• "Sign here, please." (Vui lòng ký vào đây.) — Bạn cần ký cho một biểu mẫu hoặc dịch vụ.
• "Here's your tracking number and receipt." (Đây là mã theo dõi và biên lai của bạn.) — Hãy giữ lại; bạn dùng mã này để theo dõi bưu kiện.

Những câu hữu ích bạn có thể nói

Bắt đầu giao dịch

• "Hi, I'd like to mail this package, please."
• "I'd like to send this letter."
• "I'm here to pick up a package. Here's my ID and the notice."

Chọn dịch vụ

• "What are my options for sending this?"
• "I need it to arrive by Friday. What do you recommend?"
• "What's the cheapest way to send this?"
• "What's the fastest option?"
• "How long will it take to arrive?"

Theo dõi và bảo hiểm

• "Can I add tracking, please?"
• "I'd like to add insurance for it."
• "Does this service include tracking?"
• "I'd like signature confirmation, please."

Gửi quốc tế và hải quan

• "This is going to another country. How do I fill out the customs form?"
• "The contents are documents."
• "It's a gift. The value is about thirty dollars."
• "Are there any restrictions on what I can send there?"

Các nhu cầu khác

• "Do you sell boxes and tape here?"
• "Can I buy stamps, please?"
• "I'd like to put a hold on my mail while I'm away."
• "Could you confirm this address is correct?"

Từ vựng quan trọng

Các loại phí, chính sách hoặc giấy tờ thường gặp

Chi phí và quy định khác nhau tùy hãng vận chuyển, điểm đến, trọng lượng, kích thước và mức dịch vụ bạn chọn, và chúng có thể thay đổi, nên hãy xem những điều dưới đây là hướng dẫn chung.

• Yếu tố ảnh hưởng đến giá. Bưu phí thường phụ thuộc vào trọng lượng, kích thước bưu kiện, khoảng cách hoặc điểm đến, và tốc độ bạn muốn. Nặng hơn và nhanh hơn thường tốn nhiều hơn.
• Tốc độ dịch vụ. Hầu hết các hãng vận chuyển có nhiều mức tốc độ, từ tiết kiệm và chậm hơn đến cấp tốc và nhanh hơn. Thời gian giao hàng dự kiến chỉ là ước tính, không phải bảo đảm, đặc biệt với thư quốc tế.
• Theo dõi đơn hàng. Nhiều dịch vụ gửi bưu kiện có sẵn theo dõi; một số lựa chọn gửi thư hoặc tiết kiệm có thể không có. Bạn thường có thể thêm dịch vụ này hoặc nâng cấp.
• Bảo hiểm. Bảo hiểm thường là tùy chọn và được tính theo giá trị khai báo. Một số dịch vụ tự động bao gồm một khoản bảo hiểm nhỏ. Điều khoản bảo hiểm khác nhau, nên hãy hỏi rõ những gì được bao gồm.
• Tờ khai hải quan. Bưu kiện quốc tế thường cần một tờ khai hải quan mô tả nội dung, số lượng và giá trị. Một số quốc gia hạn chế một số mặt hàng. Hướng dẫn này chỉ giải thích về ngôn ngữ và quy trình, không phải tư vấn pháp lý hay hải quan.
• Giấy tờ tùy thân. Việc lấy một bưu kiện đang được giữ thường cần giấy tờ tùy thân có ảnh và đôi khi cần giấy thông báo lấy hàng hoặc mã theo dõi.
• Đóng gói. Bạn thường phải tự đóng gói và dán kín món hàng. Nhiều quầy bán hộp, phong bì và băng keo, nhưng mang đồ đã chuẩn bị sẵn sẽ tiết kiệm thời gian.
• Biên lai. Hãy giữ biên lai và mã theo dõi cho đến khi bưu kiện được xác nhận đã giao, đặc biệt nếu bạn đã mua bảo hiểm.

Khi bạn không chắc dịch vụ nào phù hợp, việc nhờ nhân viên so sánh vài lựa chọn về giá và tốc độ là điều bình thường.

Đoạn hội thoại mẫu

Trường hợp thông thường: gửi một bưu kiện trong nước

Clerk: How can I help you today?

You: Hi, I'd like to mail this package, please.

Clerk: Sure. Let me weigh it. Where is it going?

You: It's going to Chicago. I need it there by Friday if possible.

Clerk: You have a couple of options. The faster one will arrive in two days; the cheaper one may take four or five.

You: I'll take the faster one. Can I add tracking, please?

Clerk: That service already includes tracking. Anything fragile inside?

You: No, just clothing.

Clerk: Okay. Here's your tracking number and receipt. You're all set.

Trường hợp khó hơn: bưu kiện quốc tế kèm tờ khai hải quan

Clerk: How can I help you?

You: I'd like to send this to another country. It's a gift.

Clerk: All right. I'll need you to fill out a customs form. What's inside?

You: It's clothing and a small book. The value is about forty dollars.

Clerk: Please write that on the form, with the quantity and value. Sign at the bottom.

You: Done. How long will it take to arrive, roughly?

Clerk: It depends on the destination and customs there, so I can only give an estimate. The faster option is usually one to two weeks, but it isn't guaranteed.

You: I understand. Could you also add insurance, please?

Clerk: Sure. Based on the value you declared, here's the total. Keep this receipt and tracking number.

You: Thank you very much.

Mẹo nhanh

• Hãy quyết định trước khi đến: gửi trong nước hay quốc tế, gửi nhanh thế nào, và giá trị ước chừng.
• Tự đóng gói và dán băng keo cho thùng hàng trước khi đi, và ghi địa chỉ rõ ràng.
• Giữ lại mã theo dõi và biên lai cho đến khi việc giao hàng được xác nhận.
• Với thư quốc tế, hãy biết bằng những từ đơn giản bên trong có gì và trị giá khoảng bao nhiêu.
• Hãy hỏi "What are my options?" và để nhân viên so sánh giá cùng tốc độ giúp bạn.
• Thời gian giao hàng là ước tính, không phải lời hứa, đặc biệt khi gửi qua biên giới.
• Nếu bạn sắp đi vắng, bạn có thể hỏi về việc tạm giữ thư cho đến khi bạn trở về.
• Khi đi lấy hàng, hãy mang giấy tờ tùy thân có ảnh cùng giấy thông báo hoặc mã theo dõi bạn đã nhận.

Tiếng Anh khi gửi hàng là một danh sách ngắn các lựa chọn, không phải một bài kiểm tra khó. Nếu bạn có thể nói món hàng gửi đi đâu, bạn cần nhanh thế nào, và bên trong có gì, nhân viên có thể lo phần còn lại và báo cho bạn giá hiện tại.

Bài viết liên quan

• Tiếng Anh khi Trả lại và Đổi hàng tại Mỹ
• Tiếng Anh ở Tiệm Giặt khô và Giặt ủi tại Mỹ
• Tiếng Anh ở Tiệm Làm tóc và Tiệm Cắt tóc tại Mỹ