Cách điền biểu mẫu và giấy tờ bằng tiếng Anh
Các từ về biểu mẫu và giấy tờ giúp bạn hoàn thành các văn bản hằng ngày một cách chính xác. Bạn có thể cần đến ngôn ngữ này tại trường học, phòng khám, ngân hàng, văn phòng, công ty cho thuê, trung tâm cộng đồng, cơ quan nhà nước, hoặc nơi làm việc. Một biểu mẫu trông có vẻ đơn giản, nhưng những từ nhỏ như "required", "optional", "initial", "attach", và "submit" có thể thay đổi điều bạn cần làm.
Biểu mẫu tiếng Anh thường dùng các nhãn ngắn gọn thay vì câu hoàn chỉnh. Bạn có thể thấy "Date of birth", "Emergency contact", "Current address", hoặc "Signature required". Học những từ thông dụng này giúp bạn điền đúng thông tin, hỏi xin trợ giúp, và tránh bị chậm trễ do thiếu chi tiết.
Các bối cảnh thực tế
Hãy dùng ngôn ngữ về biểu mẫu và giấy tờ khi bạn hoàn thành một đơn đăng ký, đăng ký một dịch vụ, cập nhật thông tin, cung cấp bằng chứng, ký một văn bản, hoặc nộp các bản sao. Bạn cũng có thể cần đến nó khi ai đó yêu cầu bạn sửa một mục hoặc đính kèm thêm một tài liệu.
"Do I need to fill out this form?" (Tôi có cần điền biểu mẫu này không?)
"Which fields are required?" (Những mục nào là bắt buộc?)
"Can I leave this section blank?" (Tôi có thể để trống phần này không?)
"Where should I sign?" (Tôi nên ký ở đâu?)
"Do you need the original or a copy?" (Anh/chị cần bản gốc hay bản sao?)
Những phân biệt quan trọng
Form là một văn bản có các ô trống để điền thông tin. Nó có thể ở dạng giấy hoặc trực tuyến.
Paperwork là một từ chung chỉ các biểu mẫu, văn bản, và công việc hành chính. Nó thường gợi ý rằng có vài bước hoặc vài trang.
Fill out và complete đều có nghĩa là cung cấp thông tin được yêu cầu. "Fill out" thiên về văn nói. "Complete" trang trọng hơn.
Sign nghĩa là viết chữ ký của bạn. Initial nghĩa là viết những chữ cái đầu của tên bạn, thường là để xác nhận một phần nhỏ của văn bản.
Submit nghĩa là nộp biểu mẫu một cách chính thức. Attach nghĩa là thêm một tệp hoặc tài liệu khác cùng với biểu mẫu.
Original nghĩa là văn bản đầu tiên hoặc chính thức. Copy nghĩa là một bản sao. Một số văn phòng yêu cầu bản gốc, trong khi những nơi khác chỉ cần một bản sao.
Từ và cụm từ cốt lõi
- form: một văn bản có các ô trống để điền thông tin
- paperwork: các văn bản và biểu mẫu hành chính
- field: một ô trống hoặc phần để điền thông tin
- required: phải được hoàn thành, bắt buộc
- optional: không cần thiết, tùy chọn
- blank: trống, để trống
- section: một phần của biểu mẫu
- full name: họ, tên đệm, và tên theo yêu cầu
- date of birth: ngày sinh của một người
- current address: nơi một người đang sống hiện tại
- mailing address: địa chỉ mà thư từ nên được gửi đến
- contact information: số điện thoại, email, hoặc địa chỉ
- emergency contact: người để liên hệ trong tình huống khẩn cấp
- signature: tên được viết tay của bạn dùng để xác nhận
- initials: những chữ cái đầu của tên bạn
- attach: đính kèm thêm một tài liệu hoặc tệp
- copy: một bản sao của văn bản
- original: văn bản gốc chính thức
- submit: nộp một thứ gì đó một cách chính thức
- deadline: thời điểm hoặc ngày cuối cùng để nộp một thứ gì đó
Cách kết hợp từ tự nhiên
Hãy dùng fill out a form, complete the paperwork, required field, optional section, leave blank, write clearly, sign and date, attach a copy, provide proof, submit an application, miss a deadline, make a correction, và update your information.
"Please fill out this form before your appointment." (Vui lòng điền biểu mẫu này trước cuộc hẹn của bạn.)
"All required fields must be completed." (Tất cả các mục bắt buộc đều phải được hoàn thành.)
"Attach a copy of your ID." (Đính kèm một bản sao giấy tờ tùy thân của bạn.)
"Sign and date the last page." (Ký và ghi ngày vào trang cuối.)
"Submit the application by Friday." (Nộp đơn trước thứ Sáu.)
Những cách kết hợp này phổ biến vì biểu mẫu được xây dựng xoay quanh thông tin, bằng chứng, chữ ký, và hạn chót.
Câu ví dụ
"I need help filling out this form." (Tôi cần trợ giúp để điền biểu mẫu này.)
"Is this section required or optional?" (Phần này là bắt buộc hay tùy chọn?)
"Can I leave this field blank?" (Tôi có thể để trống mục này không?)
"My mailing address is different from my home address." (Địa chỉ nhận thư của tôi khác với địa chỉ nhà.)
"Please write your phone number clearly." (Vui lòng viết số điện thoại của bạn rõ ràng.)
"I forgot to sign the second page." (Tôi quên ký trang thứ hai.)
"Do you need a copy of my lease?" (Anh/chị có cần bản sao hợp đồng thuê nhà của tôi không?)
"The original document will be returned to you." (Văn bản gốc sẽ được trả lại cho bạn.)
"I attached the file to the online form." (Tôi đã đính kèm tệp vào biểu mẫu trực tuyến.)
"Can I correct this mistake and submit it again?" (Tôi có thể sửa lỗi này và nộp lại không?)
Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ
Biểu mẫu thường tách thông tin cá nhân thành các mục cụ thể. First name nghĩa là tên gọi. Last name nghĩa là họ hoặc tên dòng họ. Full name có thể yêu cầu tên đầy đủ như được ghi trên các văn bản chính thức.
"Please enter your full legal name." (Vui lòng nhập đầy đủ họ tên hợp pháp của bạn.)
"Write your current address, not your old address." (Viết địa chỉ hiện tại của bạn, không phải địa chỉ cũ.)
"Add an emergency contact and phone number." (Thêm một người liên hệ khẩn cấp và số điện thoại.)
"Use the same email address for all notices." (Dùng cùng một địa chỉ email cho mọi thông báo.)
Hãy cẩn thận với current address và mailing address. Địa chỉ hiện tại của bạn là nơi bạn đang sống. Địa chỉ nhận thư là nơi bạn muốn nhận thư từ. Chúng có thể giống nhau, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.
Chữ ký, bản sao và tài liệu đính kèm
Nhiều biểu mẫu chưa hoàn tất cho đến khi bạn ký vào. Một số biểu mẫu cũng yêu cầu bạn ghi ngày tháng hoặc ký tắt vào các dòng cụ thể.
"Please sign at the bottom of the page." (Vui lòng ký ở cuối trang.)
"Initial each box to show that you understand." (Ký tắt vào từng ô để cho thấy bạn đã hiểu.)
"Attach a copy of your proof of address." (Đính kèm một bản sao giấy tờ chứng minh địa chỉ của bạn.)
"Upload the document as a PDF." (Tải văn bản lên dưới dạng tệp PDF.)
"Bring the original with you." (Mang theo bản gốc.)
Hãy dùng attach cho một tài liệu được thêm vào một biểu mẫu hoặc email. Hãy dùng include khi một thứ gì đó là một phần của một bộ hồ sơ. Hãy dùng provide khi văn phòng yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng hoặc thông tin.
Lỗi thường gặp của người học
Đừng nói "write the form" khi ý bạn là hoàn thành nó. Hãy nói "fill out the form" hoặc "complete the form."
Đừng nhầm lẫn sign và signature. "Sign the form" là hành động. "Your signature" là tên được viết tay.
Đừng nói "fill my name". Hãy nói "write my name", "enter my name", hoặc "fill in my name."
Đừng nhầm lẫn copy và original. Một bản sao có thể được chấp nhận cho một số văn bản, nhưng bản gốc có thể bắt buộc đối với những văn bản khác.
Đừng bỏ qua các mục tùy chọn nếu chúng giúp văn phòng liên hệ với bạn. Optional nghĩa là không bắt buộc, nhưng thông tin đó vẫn có thể hữu ích.
Đoạn văn mẫu thực hành
At the front desk, I receive two forms and a short checklist. I fill out my full name, current address, phone number, and emergency contact. One section is optional, so I leave it blank, but all required fields are completed. The receptionist asks me to attach a copy of my ID and sign and date the last page. Before I submit the paperwork, I check for missing information and correct one small spelling mistake.
(Tại quầy lễ tân, tôi nhận được hai biểu mẫu và một danh sách kiểm tra ngắn. Tôi điền đầy đủ họ tên, địa chỉ hiện tại, số điện thoại, và người liên hệ khẩn cấp. Một phần là tùy chọn, nên tôi để trống, nhưng tất cả các mục bắt buộc đều được hoàn thành. Nhân viên lễ tân yêu cầu tôi đính kèm một bản sao giấy tờ tùy thân và ký, ghi ngày vào trang cuối. Trước khi nộp giấy tờ, tôi kiểm tra xem có thiếu thông tin không và sửa một lỗi chính tả nhỏ.)
Tiếng Anh về giấy tờ tốt thì chính xác. Hãy đọc kỹ từng nhãn, hỏi xem một mục có bắt buộc không, và kiểm tra chữ ký, bản sao, tài liệu đính kèm, cùng hạn chót trước khi bạn nộp bất cứ thứ gì.