Nói gì khi một khoản tính có vẻ sai hoặc bị từ chối

Các từ về vấn đề thanh toán giúp bạn giải thích chuyện gì đã xảy ra khi một khoản thanh toán có vẻ không đúng. Những từ này hữu ích sau khi đặt hàng trực tuyến, thanh toán ở nhà hàng, đăng ký dịch vụ định kỳ, mua hàng giao tận nơi, trả hàng tại cửa hàng, lưu trú khách sạn, đi khám bệnh và thanh toán qua ứng dụng. Kỹ năng quan trọng nhất là mô tả trạng thái của khoản tiền mà không phỏng đoán quá nhiều.

Thay vì nói "My card has a problem" (Thẻ của tôi có vấn đề), bạn có thể nói "The payment was declined at the register, but my banking app shows a pending charge." (Thanh toán bị từ chối ở quầy, nhưng ứng dụng ngân hàng của tôi lại hiện một khoản tính đang chờ.) Câu đó cho nhân viên một điểm khởi đầu rõ ràng. Một vấn đề thanh toán thường có hai phía: những gì bên bán nhìn thấy và những gì ngân hàng hoặc ứng dụng thẻ của bạn hiển thị.

Những điểm khác biệt then chốt

Overcharged nghĩa là bạn bị tính nhiều tiền hơn số đúng. Có thể phần giảm giá bị bỏ sót, số lượng bị nhầm, hoặc một khoản phí bị cộng vào do nhầm lẫn.

Một duplicate charge nghĩa là cùng một khoản tính xuất hiện hai lần. Hai khoản tính đó có thể giống nhau về số tiền, ngày tháng, bên bán hoặc số đơn hàng.

Pending nghĩa là khoản tính chưa hoàn tất hẳn. Nó vẫn có thể thay đổi, biến mất, hoặc chuyển thành posted. Một khoản tính đang chờ thường gặp sau khách sạn, trạm xăng, nhà hàng, đơn hàng trực tuyến và việc cấp phép thẻ.

Declined nghĩa là khoản thanh toán không được chấp nhận. Một thẻ có thể bị từ chối vì quy định của ngân hàng, thông tin sai, không đủ tiền, các chốt chặn an ninh, hoặc trục trặc kỹ thuật.

Refunded nghĩa là tiền đã được trả lại hoặc việc hoàn tiền đã được duyệt. Bạn vẫn có thể phải chờ trước khi nó xuất hiện trong tài khoản.

Posted nghĩa là khoản tính đã chính thức ghi vào tài khoản. Một khoản tính đã posted thường mang tính cố định hơn một khoản tính đang chờ.

Thuật ngữ và cụm từ cốt lõi

billing: quá trình tính tiền hoặc yêu cầu thanh toán
charge: số tiền được tính vào thẻ hoặc tài khoản của bạn
transaction: một hoạt động thanh toán
authorization: sự chấp thuận tạm thời để tính tiền vào thẻ
pending charge: khoản tính chưa hoàn tất hẳn
posted charge: khoản tính đã hoàn tất trên tài khoản
duplicate charge: cùng một khoản tính hiển thị hai lần
overcharge: tính nhiều tiền hơn số đúng
undercharge: tính ít tiền hơn số đúng
declined payment: khoản thanh toán không được chấp nhận
reversed charge: khoản tính bị gỡ bỏ hoặc hủy
refund: tiền được hoàn lại
merchant: doanh nghiệp đã tính tiền bạn
statement: danh sách hoạt động của tài khoản
card issuer: ngân hàng hoặc công ty phát hành thẻ
transaction ID: số gắn với một khoản thanh toán

Cách kết hợp từ tự nhiên

Dùng billing issue, billing error, billing department, billing statement và billing address.

Dùng overcharged by ten dollars, charged twice, duplicate charge, same transaction, wrong amount, incorrect total và extra line item.

Dùng pending charge, pending authorization, posted charge, temporary hold, hold on my card, release the hold và wait for it to post.

Dùng payment declined, card declined, declined at checkout, declined by the bank, try another card và update the payment method.

Dùng refund issued, refund processed, refund pending, refund posted, refund to the original card và allow three to five business days.

Câu ví dụ

"I think I was overcharged for this order." (Tôi nghĩ mình bị tính dư tiền cho đơn hàng này.)

"The discount did not come off, so the total is too high." (Phần giảm giá không được trừ, nên tổng cộng quá cao.)

"There is a duplicate charge on my card." (Có một khoản tính trùng lặp trên thẻ của tôi.)

"The same amount appears twice on the same date." (Cùng một số tiền xuất hiện hai lần trong cùng một ngày.)

"The charge is still pending in my banking app." (Khoản tính vẫn đang chờ trong ứng dụng ngân hàng của tôi.)

"Will the pending authorization disappear?" (Khoản cấp phép đang chờ có biến mất không?)

"My payment was declined, but I used the correct card information." (Thanh toán của tôi bị từ chối, nhưng tôi đã dùng đúng thông tin thẻ.)

"The store says the refund was processed, but it has not posted yet." (Cửa hàng nói tiền hoàn lại đã được xử lý, nhưng nó vẫn chưa ghi vào tài khoản.)

"Could you check the transaction ID?" (Bạn kiểm tra mã giao dịch giúp tôi được không?)

"Can you send written confirmation that the charge was reversed?" (Bạn gửi văn bản xác nhận rằng khoản tính đã bị gỡ bỏ được không?)

Mô tả một khoản tính dư

Khi bạn báo về một khoản tính dư, hãy nêu số tiền dự kiến và số tiền thực tế. Cách này hữu ích hơn việc chỉ nói "too much."

"The menu price was twelve dollars, but I was charged fifteen." (Giá trên thực đơn là mười hai đô la, nhưng tôi bị tính mười lăm.)

"The receipt shows three items, but I only bought two." (Biên lai ghi ba món, nhưng tôi chỉ mua hai.)

"The coupon was accepted, but the discount is not on the receipt." (Phiếu giảm giá được chấp nhận, nhưng phần giảm giá không có trên biên lai.)

"The service fee appears twice." (Phí dịch vụ xuất hiện hai lần.)

"I was charged for delivery even though pickup was selected." (Tôi bị tính phí giao hàng dù tôi đã chọn tự đến lấy.)

Dùng by cho phần chênh lệch: "I was overcharged by eight dollars." (Tôi bị tính dư tám đô la.) Dùng for cho món hàng: "I was charged for an extra drink." (Tôi bị tính tiền cho một món đồ uống dư.)

Giải thích về các khoản tính trùng lặp

Các khoản tính trùng lặp có thể gây nhầm lẫn vì một khoản có thể đang chờ và một khoản có thể đã posted. Đừng vội cho rằng cả hai đều đã là cuối cùng. Hãy bắt đầu bằng cách mô tả những gì bạn thấy.

"I see two charges for the same amount." (Tôi thấy hai khoản tính cùng một số tiền.)

"One charge is pending and one has posted." (Một khoản tính đang chờ và một khoản đã ghi vào tài khoản.)

"The order went through once, but my card shows two transactions." (Đơn hàng chỉ thành công một lần, nhưng thẻ của tôi hiện hai giao dịch.)

"Could one of these be an authorization hold?" (Một trong hai khoản này có thể là một khoản giữ tiền cấp phép không?)

"Should the pending charge fall off automatically?" (Khoản tính đang chờ có tự động biến mất không?)

Cụm từ fall off thường được dùng cho các khoản tính đang chờ rồi biến mất mà không chuyển thành cuối cùng. Nó mang tính thân mật nhưng được hiểu rộng rãi: "The extra pending charge should fall off in a few days." (Khoản tính đang chờ dư ra sẽ tự biến mất trong vài ngày.)

Nói về các khoản thanh toán bị từ chối

Một khoản thanh toán bị từ chối có thể gây xấu hổ, nhưng ngôn ngữ để diễn đạt thì đơn giản và trung tính. Bạn không cần phải giải thích chi tiết cá nhân.

"The card was declined. Could I try another one?" (Thẻ bị từ chối. Tôi dùng thử thẻ khác được không?)

"My bank may have blocked the transaction." (Có thể ngân hàng của tôi đã chặn giao dịch này.)

"The payment did not go through." (Thanh toán không thành công.)

"Could you run the card again?" (Bạn quẹt lại thẻ giúp tôi được không?)

"I updated the payment method. Can you try processing it now?" (Tôi đã cập nhật phương thức thanh toán. Bạn thử xử lý lại bây giờ được không?)

Nếu một khoản thanh toán bị từ chối nhưng tài khoản của bạn lại hiện một khoản tính đang chờ, hãy nói rõ cả hai phần: "The register said the card was declined, but I still see a pending authorization." (Máy tính tiền báo thẻ bị từ chối, nhưng tôi vẫn thấy một khoản cấp phép đang chờ.)

Nói về trạng thái hoàn tiền

Việc hoàn tiền thường diễn ra chậm vì cửa hàng, đơn vị xử lý thanh toán và bên phát hành thẻ đều xử lý những bước khác nhau. Hãy dùng các từ chỉ trạng thái một cách cẩn thận.

"Has the refund been issued?" (Tiền hoàn lại đã được lập chưa?)

"When was the refund processed?" (Tiền hoàn lại được xử lý khi nào?)

"How long does it usually take to post?" (Thường mất bao lâu để nó ghi vào tài khoản?)

"Will it return to the original payment method?" (Nó có quay về phương thức thanh toán ban đầu không?)

"Can you send a refund confirmation number?" (Bạn gửi số xác nhận hoàn tiền được không?)

Issued hoặc processed nghĩa là doanh nghiệp đã bắt đầu hoặc hoàn tất phần việc của mình. Posted nghĩa là bạn có thể thấy được khoản tiền trong tài khoản của mình.

Lỗi thường gặp của người học

Đừng nói "I was charged double times." Hãy nói "I was charged twice" hoặc "There is a duplicate charge."

Đừng nói "My money is pending" nếu ý bạn là hoạt động trên thẻ. Hãy nói "The charge is pending" hoặc "The refund is pending."

Đừng nói "The shop declined me." Hãy nói "My card was declined" hoặc "The payment was declined."

Đừng nhầm lẫn refund và reverse. Một refund trả lại tiền sau khi một khoản tính đã hoàn tất. Một reversal hủy hoặc gỡ bỏ một khoản tính, thường là trước khi nó posted hẳn.

Đừng nói "It charged by itself" khi ý bạn là một khoản thanh toán tự động. Hãy nói "I was charged automatically" hoặc "The subscription renewed automatically."

Đoạn văn mẫu thực hành

I am contacting you about a billing issue on my order from May 18. The correct total should be forty-six dollars, but my receipt shows fifty-six dollars, so I may have been overcharged by ten dollars. I also see a duplicate pending charge in my banking app for the same amount. Could you check whether one charge is only an authorization hold? If the extra charge posts, I would like it reversed or refunded to the original card. Please send the transaction ID or written confirmation when the issue is fixed.

(Tôi liên hệ với bạn về một vấn đề thanh toán trên đơn hàng của tôi ngày 18 tháng 5. Tổng cộng đúng phải là bốn mươi sáu đô la, nhưng biên lai của tôi ghi năm mươi sáu đô la, nên có thể tôi đã bị tính dư mười đô la. Tôi cũng thấy một khoản tính đang chờ bị trùng lặp trong ứng dụng ngân hàng với cùng số tiền. Bạn có thể kiểm tra xem một trong hai khoản tính có chỉ là một khoản giữ tiền cấp phép không? Nếu khoản tính dư ra ghi vào tài khoản, tôi muốn nó được gỡ bỏ hoặc hoàn lại về thẻ ban đầu. Vui lòng gửi mã giao dịch hoặc văn bản xác nhận khi vấn đề được giải quyết.)