วิธีกรอกแบบฟอร์มและเอกสารเป็นภาษาอังกฤษ
คำศัพท์เกี่ยวกับแบบฟอร์มและเอกสารช่วยให้คุณกรอกเอกสารในชีวิตประจำวันได้อย่างถูกต้อง คุณอาจต้องใช้ภาษานี้ที่โรงเรียน คลินิก ธนาคาร ที่ทำงาน บริษัทเช่าอสังหาริมทรัพย์ ศูนย์ชุมชน หน่วยงานราชการ หรือที่ทำงาน แบบฟอร์มอาจดูเรียบง่าย แต่คำสั้น ๆ เช่น "required," "optional," "initial," "attach" และ "submit" สามารถเปลี่ยนสิ่งที่คุณต้องทำได้
แบบฟอร์มภาษาอังกฤษมักใช้ป้ายกำกับสั้น ๆ แทนประโยคเต็ม คุณอาจเห็น "Date of birth," "Emergency contact," "Current address" หรือ "Signature required" การเรียนรู้คำที่พบบ่อยเหล่านี้ช่วยให้คุณกรอกข้อมูลได้ถูกต้อง ขอความช่วยเหลือได้ และหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่เกิดจากรายละเอียดที่ขาดหายไป
บริบทการใช้งานจริง
ใช้ภาษาเกี่ยวกับแบบฟอร์มและเอกสารเมื่อคุณกรอกใบสมัคร ลงทะเบียนเพื่อรับบริการ ปรับปรุงข้อมูลของคุณ แสดงหลักฐาน ลงนามในเอกสาร หรือยื่นสำเนา คุณอาจต้องใช้ภาษานี้เมื่อมีคนขอให้คุณแก้ไขช่องใดช่องหนึ่ง หรือแนบเอกสารเพิ่มเติม
"Do I need to fill out this form?" (ฉันต้องกรอกแบบฟอร์มนี้ไหม)
"Which fields are required?" (ช่องไหนบ้างที่ต้องกรอก)
"Can I leave this section blank?" (ฉันเว้นส่วนนี้ว่างไว้ได้ไหม)
"Where should I sign?" (ฉันควรลงนามตรงไหน)
"Do you need the original or a copy?" (คุณต้องการตัวจริงหรือสำเนา)
ความแตกต่างสำคัญ
Form คือเอกสารที่มีช่องว่างสำหรับกรอกข้อมูล อาจเป็นแบบกระดาษหรือออนไลน์ก็ได้
Paperwork เป็นคำทั่วไปสำหรับแบบฟอร์ม เอกสาร และงานด้านธุรการ มักสื่อว่ามีหลายขั้นตอนหรือหลายหน้า
Fill out และ complete ทั้งคู่หมายถึงการกรอกข้อมูลที่ขอ "Fill out" เป็นภาษาพูดมากกว่า ส่วน "complete" เป็นทางการกว่า
Sign หมายถึงเขียนลายเซ็นของคุณ ส่วน initial หมายถึงเขียนตัวอักษรแรกของชื่อคุณ ซึ่งมักใช้เพื่อยืนยันส่วนเล็ก ๆ ส่วนหนึ่งของเอกสาร
Submit หมายถึงยื่นแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ ส่วน attach หมายถึงเพิ่มไฟล์หรือเอกสารอีกชิ้นเข้าไปพร้อมกับแบบฟอร์ม
Original หมายถึงเอกสารฉบับแรกหรือฉบับทางการ ส่วน copy หมายถึงเอกสารฉบับสำเนา บางหน่วยงานต้องการตัวจริง ในขณะที่บางหน่วยงานต้องการแค่สำเนา
คำและวลีหลัก
- form: เอกสารที่มีช่องว่างสำหรับกรอกข้อมูล
- paperwork: เอกสารและแบบฟอร์มด้านธุรการ
- field: ช่องว่างหรือส่วนหนึ่งที่ใช้กรอกข้อมูล
- required: ต้องกรอก
- optional: ไม่จำเป็นต้องกรอก
- blank: ว่างเปล่า
- section: ส่วนหนึ่งของแบบฟอร์ม
- full name: ชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุล ตามที่ขอ
- date of birth: วันที่ที่บุคคลนั้นเกิด
- current address: ที่อยู่ที่บุคคลนั้นอาศัยอยู่ในปัจจุบัน
- mailing address: ที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย
- contact information: หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล หรือที่อยู่
- emergency contact: บุคคลที่จะติดต่อในสถานการณ์ฉุกเฉิน
- signature: ชื่อที่คุณเขียนด้วยลายมือเพื่อใช้ยืนยัน
- initials: ตัวอักษรแรกของชื่อคุณ
- attach: แนบเอกสารหรือไฟล์อีกชิ้น
- copy: เอกสารฉบับสำเนา
- original: เอกสารฉบับแรกที่เป็นทางการ
- submit: ยื่นบางสิ่งอย่างเป็นทางการ
- deadline: เวลาหรือวันสุดท้ายที่ต้องยื่นบางสิ่ง
การจับคู่คำที่เป็นธรรมชาติ
ลองใช้ fill out a form, complete the paperwork, required field, optional section, leave blank, write clearly, sign and date, attach a copy, provide proof, submit an application, miss a deadline, make a correction และ update your information
"Please fill out this form before your appointment." (กรุณากรอกแบบฟอร์มนี้ก่อนถึงนัดหมายของคุณ)
"All required fields must be completed." (ช่องที่ต้องกรอกทุกช่องต้องกรอกให้ครบ)
"Attach a copy of your ID." (แนบสำเนาบัตรประจำตัวของคุณ)
"Sign and date the last page." (ลงนามและลงวันที่ในหน้าสุดท้าย)
"Submit the application by Friday." (ยื่นใบสมัครภายในวันศุกร์)
การจับคู่คำเหล่านี้พบได้บ่อยเพราะแบบฟอร์มสร้างขึ้นจากข้อมูล หลักฐาน ลายเซ็น และกำหนดเวลา
ประโยคตัวอย่าง
"I need help filling out this form." (ฉันต้องการความช่วยเหลือในการกรอกแบบฟอร์มนี้)
"Is this section required or optional?" (ส่วนนี้ต้องกรอกหรือไม่จำเป็น)
"Can I leave this field blank?" (ฉันเว้นช่องนี้ว่างไว้ได้ไหม)
"My mailing address is different from my home address." (ที่อยู่สำหรับส่งจดหมายของฉันต่างจากที่อยู่บ้านของฉัน)
"Please write your phone number clearly." (กรุณาเขียนหมายเลขโทรศัพท์ของคุณให้ชัดเจน)
"I forgot to sign the second page." (ฉันลืมลงนามในหน้าที่สอง)
"Do you need a copy of my lease?" (คุณต้องการสำเนาสัญญาเช่าของฉันไหม)
"The original document will be returned to you." (เอกสารตัวจริงจะถูกส่งคืนให้คุณ)
"I attached the file to the online form." (ฉันแนบไฟล์ไปกับแบบฟอร์มออนไลน์แล้ว)
"Can I correct this mistake and submit it again?" (ฉันแก้ไขข้อผิดพลาดนี้แล้วยื่นใหม่อีกครั้งได้ไหม)
ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลการติดต่อ
แบบฟอร์มมักแยกข้อมูลส่วนบุคคลออกเป็นช่องเฉพาะ คำว่า first name หมายถึงชื่อตัว คำว่า last name หมายถึงนามสกุลหรือชื่อสกุล คำว่า full name อาจต้องการชื่อเต็มตามที่ปรากฏในเอกสารทางการ
"Please enter your full legal name." (กรุณากรอกชื่อเต็มตามกฎหมายของคุณ)
"Write your current address, not your old address." (เขียนที่อยู่ปัจจุบันของคุณ ไม่ใช่ที่อยู่เก่า)
"Add an emergency contact and phone number." (เพิ่มผู้ติดต่อกรณีฉุกเฉินและหมายเลขโทรศัพท์)
"Use the same email address for all notices." (ใช้อีเมลเดียวกันสำหรับการแจ้งเตือนทั้งหมด)
ระวังเรื่อง current address กับ mailing address ที่อยู่ปัจจุบันของคุณคือที่ที่คุณอาศัยอยู่ตอนนี้ ส่วนที่อยู่สำหรับส่งจดหมายคือที่ที่คุณต้องการรับจดหมาย ทั้งสองอาจเป็นที่เดียวกัน แต่ก็ไม่เสมอไป
ลายเซ็น สำเนา และเอกสารแนบ
แบบฟอร์มหลายชนิดยังไม่สมบูรณ์จนกว่าคุณจะลงนาม บางแบบฟอร์มยังขอให้คุณลงวันที่หรือลงชื่อย่อในบรรทัดที่กำหนด
"Please sign at the bottom of the page." (กรุณาลงนามที่ด้านล่างของหน้า)
"Initial each box to show that you understand." (ลงชื่อย่อในแต่ละช่องเพื่อแสดงว่าคุณเข้าใจ)
"Attach a copy of your proof of address." (แนบสำเนาหลักฐานที่อยู่ของคุณ)
"Upload the document as a PDF." (อัปโหลดเอกสารในรูปแบบ PDF)
"Bring the original with you." (นำตัวจริงมาด้วย)
ใช้ attach สำหรับเอกสารที่เพิ่มเข้าไปในแบบฟอร์มหรืออีเมล ใช้ include เมื่อบางสิ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดเอกสาร ใช้ provide เมื่อหน่วยงานขอให้คุณให้หลักฐานหรือข้อมูล
ข้อผิดพลาดที่ผู้เรียนพบบ่อย
อย่าพูดว่า "write the form" เมื่อคุณหมายถึงการกรอกให้ครบ ให้พูดว่า "fill out the form" หรือ "complete the form."
อย่าสับสนระหว่าง sign กับ signature "Sign the form" คือการกระทำ ส่วน "your signature" คือชื่อที่เขียนด้วยลายมือ
อย่าพูดว่า "fill my name" ให้พูดว่า "write my name," "enter my name," หรือ "fill in my name."
อย่าสับสนระหว่าง copy กับ original สำเนาอาจได้รับการยอมรับสำหรับเอกสารบางชนิด แต่ตัวจริงอาจจำเป็นสำหรับเอกสารบางชนิด
อย่าละเลยช่องที่ไม่บังคับกรอกหากช่องเหล่านั้นช่วยให้หน่วยงานติดต่อคุณได้ Optional หมายถึงไม่บังคับ แต่ข้อมูลนั้นก็ยังมีประโยชน์ได้
ย่อหน้าตัวอย่างที่ใช้ได้จริง
At the front desk, I receive two forms and a short checklist. I fill out my full name, current address, phone number, and emergency contact. One section is optional, so I leave it blank, but all required fields are completed. The receptionist asks me to attach a copy of my ID and sign and date the last page. Before I submit the paperwork, I check for missing information and correct one small spelling mistake.
(ที่โต๊ะต้อนรับ ฉันได้รับแบบฟอร์มสองใบและรายการตรวจสอบสั้น ๆ ฉันกรอกชื่อเต็ม ที่อยู่ปัจจุบัน หมายเลขโทรศัพท์ และผู้ติดต่อกรณีฉุกเฉิน มีส่วนหนึ่งที่ไม่บังคับกรอก ฉันจึงเว้นว่างไว้ แต่ช่องที่ต้องกรอกทุกช่องกรอกครบแล้ว พนักงานต้อนรับขอให้ฉันแนบสำเนาบัตรประจำตัว และลงนามพร้อมลงวันที่ในหน้าสุดท้าย ก่อนที่ฉันจะยื่นเอกสาร ฉันตรวจหาข้อมูลที่ขาดหายไปและแก้ไขคำสะกดผิดเล็กน้อยหนึ่งจุด)
ภาษาอังกฤษเรื่องเอกสารที่ดีจะแม่นยำ อ่านป้ายกำกับแต่ละอันอย่างละเอียด ถามว่าช่องนั้นต้องกรอกหรือไม่ และตรวจสอบลายเซ็น สำเนา เอกสารแนบ และกำหนดเวลาก่อนที่คุณจะยื่นเอกสารใด ๆ