ファイルと添付ファイルのトラブルを英語で説明する方法

ファイルと添付ファイルに関する英語は、送ったり、受け取ったり、保存したり、開いたりしているものを説明する助けになります。こうした言葉は、メール、チャット、クラウドストレージ、フォーム、仕事のメッセージ、カスタマーサポートなどで必要になるでしょう。「I put the document there（書類をそこに置きました）」と言う代わりに、ファイルを添付した、PDFをアップロードした、画像をダウンロードした、下書きを保存した、フォルダを共有した、添付ファイルを開いた、と伝えることができます。

最も大切な区別は方向です。Upload は、自分の端末からインターネット、ウェブサイト、共有サービスへファイルを送ることを意味します。Download は、インターネットや別のサービスから自分の端末へファイルを取り込むことを意味します。Attach は、メッセージ、メール、フォームにファイルを加えることを意味します。Save は、ファイルが失われないように保管しておくことを意味します。

重要な使い分け

File は、書類、画像、動画、表計算ファイル、PDFなど、保存された項目を表す一般的な言葉です。

Attachment は、メール、メッセージ、フォームに加えられたファイルです。

Upload は、自分の端末からウェブサイト、アプリ、クラウドサービスへファイルを送ることを意味します。

Download は、ウェブサイト、アプリ、クラウドサービスから自分の端末へファイルを受け取ることを意味します。

Save は、変更を保つこと、またはファイルをある場所に保管することを意味します。

Share は、別の人にファイルやフォルダへのアクセス権を与えることを意味します。

Folder は、ファイルを収めておく場所です。

Format は、PDF、DOCX、JPG、PNG、MP4、XLSX といったファイルの種類です。

中心となる用語とフレーズ

• file：保存されたデジタルの項目（ファイル）。
• document：テキストファイル、フォーム、報告書、または文書ファイル。
• attachment：メッセージやフォームに加えられたファイル（添付ファイル）。
• folder：ファイルを入れる入れ物（フォルダ）。
• link：ファイルやページを開くためのクリックできるアドレス（リンク）。
• format：ファイルの種類（形式）。
• file size：ファイルの大きさ。
• preview：ファイルを完全に開いたり送ったりする前に見る（プレビューする）。
• draft：未完成の版（下書き）。
• copy：同じファイルの別の版（コピー）。
• backup：安全のために保存しておくコピー（バックアップ）。
• version：変更後のファイルの一つの段階（バージョン）。
• template：再利用できるファイルのひな形（テンプレート）。
• cloud storage：ファイルのためのオンラインの保管場所（クラウドストレージ）。
• permission：ファイルを見たり、編集したり、共有したりするためのアクセス権。
• read-only：見ることはできるが編集はできない（読み取り専用）。
• compressed：たいていZIPファイルとして、より小さくされた（圧縮された）。
• corrupted：壊れていて、正しく開けない（破損した）。

自然なコロケーション

attach a file、send an attachment、open the attachment、upload a document、download a PDF、save a copy、rename a file、share a folder、grant access、request permission、compress a file、extract a ZIP file、unsupported format、file size limit などを使いましょう。

動詞としては attach、upload、download、save、open、preview、rename、delete、share、compress、extract、convert、restore などを使います。

「I attached the file to the email.（ファイルをメールに添付しました）」

「Please upload the document as a PDF.（書類をPDFとしてアップロードしてください）」

「I downloaded the receipt from the website.（ウェブサイトから領収書をダウンロードしました）」

「The file is too large to send.（そのファイルは大きすぎて送れません）」

「The folder is shared with the whole team.（そのフォルダはチーム全員と共有されています）」

こうしたコロケーションが役立つのは、ファイルの作業がたいてい、移動、アクセス、形式、サイズに関わるからです。

例文

「I attached the invoice to my message.（請求書をメッセージに添付しました）」

「The attachment will not open on my phone.（添付ファイルが私のスマートフォンで開きません）」

「Please upload a clear photo of your ID.（身分証のはっきりした写真をアップロードしてください）」

「I downloaded the file, but I cannot find it.（ファイルをダウンロードしましたが、見つかりません）」

「Save a copy before you make changes.（変更を加える前にコピーを保存してください）」

「The file name is too long.（ファイル名が長すぎます）」

「The website only accepts PDF files.（そのウェブサイトはPDFファイルしか受け付けません）」

「The image is too large to upload.（その画像は大きすぎてアップロードできません）」

「I shared the folder with edit access.（編集権限つきでフォルダを共有しました）」

「The ZIP file needs to be extracted first.（そのZIPファイルは、まず展開する必要があります）」

アップロード、ダウンロード、添付

ファイルが自分の端末からウェブサイト、アプリ、クラウドドライブ、フォームへ移るときには upload を使いましょう。

「I uploaded the document to the portal.（ポータルに書類をアップロードしました）」

「The upload failed because the file was too large.（ファイルが大きすぎたので、アップロードは失敗しました）」

「Please upload a JPG or PNG image.（JPGまたはPNGの画像をアップロードしてください）」

ファイルがインターネットやサービスから自分の端末へ移るときには download を使いましょう。

「I downloaded the report from the shared drive.（共有ドライブから報告書をダウンロードしました）」

「The download is taking a long time.（ダウンロードに時間がかかっています）」

「The file downloaded to my Downloads folder.（ファイルはダウンロードフォルダにダウンロードされました）」

メッセージ、メール、フォームにファイルを加えるときには attach を使いましょう。

「I attached the signed form to the email.（署名済みのフォームをメールに添付しました）」

「The attachment is missing.（添付ファイルがありません）」

「Can you attach the file again?（もう一度ファイルを添付してもらえますか）」

これらの言葉を、同じ意味であるかのように使わないようにしましょう。方向と状況によって正しい動詞が決まります。

ファイルの種類と形式

format は、ファイルの種類です。多くのファイル名は、.pdf、.docx、.jpg、.png、.mp4、.xlsx といった拡張子で終わります。

「Please send the document in PDF format.（書類をPDF形式で送ってください）」

「The photo must be a JPG or PNG file.（写真はJPGまたはPNGのファイルでなければなりません）」

「The spreadsheet is an XLSX file.（その表計算ファイルはXLSXファイルです）」

「This app does not support that format.（このアプリはその形式に対応していません）」

ファイルをある形式から別の形式に変えるときには convert を使いましょう。

「I converted the Word document to a PDF.（Wordの書類をPDFに変換しました）」

「Can you convert the image to PNG?（その画像をPNGに変換してもらえますか）」

「The file was converted, but the formatting changed.（ファイルは変換されましたが、レイアウトが変わってしまいました）」

Formatting は、フォント、行間、見出しなど、書類の見た目のレイアウトを意味します。Format は、ファイルの種類や全体的な配置を意味します。これらの言葉は関連していますが、いつも同じものとは限りません。

サイズ、アクセス、保存場所のトラブル

ファイルのトラブルは、しばしば size、permission、location、damage に関わります。

「The file is too large to upload.（そのファイルは大きすぎてアップロードできません）」

「The attachment exceeds the size limit.（添付ファイルがサイズの上限を超えています）」

「I do not have permission to view the folder.（私にはそのフォルダを見る権限がありません）」

「The link says access denied.（リンクにアクセスが拒否されたと表示されます）」

「I saved the file, but I cannot find it.（ファイルを保存しましたが、見つかりません）」

「The file may be corrupted.（そのファイルは破損しているかもしれません）」

誰かがファイルを開いたり使ったりできることには access を使いましょう。アクセスを管理する設定には permission を使います。

「Can you give me access to the folder?（そのフォルダへのアクセス権をもらえますか）」

「I changed your permission from view-only to edit.（あなたの権限を閲覧のみから編集に変更しました）」

「The file is read-only, so I cannot make changes.（そのファイルは読み取り専用なので、変更を加えられません）」

ファイルが見つからないときは、どこにあるはずだったかを説明しましょう。

「I saved it to my desktop.（デスクトップに保存しました）」

「It should be in the Downloads folder.（ダウンロードフォルダにあるはずです）」

「I uploaded it to the wrong folder by mistake.（間違って別のフォルダにアップロードしてしまいました）」

バージョン、コピー、バックアップ

ファイルは時間とともに変わることがよくあります。ファイル同士の関係を説明するには draft、version、copy、backup を使いましょう。

「This is the first draft.（これは最初の下書きです）」

「Please use the latest version.（最新のバージョンを使ってください）」

「I saved a copy before editing.（編集する前にコピーを保存しました）」

「We need a backup in case the original is deleted.（元のファイルが削除された場合に備えて、バックアップが必要です）」

最初の、または主となるファイルには original を、余分なコピーには duplicate を使いましょう。

「Keep the original file.（元のファイルを残しておいてください）」

「Delete the duplicate copy.（重複したコピーを削除してください）」

「The backup is older than the current version.（そのバックアップは現在のバージョンより古いものです）」

こうした言葉は、複数の人が同じ書類を編集したり共有したりするときの混乱を防ぎます。

学習者がよくする間違い

ウェブサイトからファイルを受け取ったのなら「I uploaded the file from the website」と言わないようにしましょう。「I downloaded the file from the website」と言います。

「I downloaded the file to the website」とは言わないようにしましょう。「I uploaded the file to the website」と言います。

メールにファイルを加えたという意味で「I attached the email」と言わないようにしましょう。「I attached the file to the email」と言います。一部のシステムではメールを添付することもできますが、それはメールそのものが添付ファイルであるという意味になります。

file と folder を混同しないようにしましょう。フォルダはファイルを収めるものです。ふつう、ファイルは開き、フォルダは中を見て回ります。

標準的な英語で「the file is heavy」と言わないようにしましょう。「the file is large」や「the file size is too big」と言います。

実践的なモデル段落

I tried to upload the signed form to the website, but the upload failed because the file was too large. I compressed the PDF and saved a smaller copy on my desktop. Then I attached the smaller file to a support message, but the attachment did not appear after I sent it. I shared a cloud link instead and gave the support team view access. I also kept the original file as a backup in case they need a clearer version.

（署名済みのフォームをウェブサイトにアップロードしようとしましたが、ファイルが大きすぎてアップロードは失敗しました。私はPDFを圧縮して、より小さなコピーをデスクトップに保存しました。それから、その小さいファイルをサポートへのメッセージに添付しましたが、送ったあとに添付ファイルが表示されませんでした。代わりにクラウドのリンクを共有して、サポートチームに閲覧権限を与えました。また、もっと鮮明な版が必要な場合に備えて、元のファイルをバックアップとして残しておきました。）

分かりやすいファイルの説明は、動作、方向、形式、トラブルを伝えます。ファイルをアップロードしたのか、ダウンロードしたのか、添付したのか、保存したのか、共有したのかを言いましょう。それから、関係があるなら、ファイルの種類、保存場所、サイズ、権限を加えます。