'As Soon As Possible' と 'When You Have a Chance':緊急度を伝える

このフレーズがやっかいな理由

誰かに何かを頼むとき、それをどれくらい早く必要としているかも伝える必要があります。その役割の大半を担うのが 'as soon as possible' と 'when you have a chance' の2つのフレーズです。これらは緊急度のスケールの両端に位置しています。

やっかいなのは、学習者が意味ではなく習慣でどちらかを選んでしまうことがある点です。緊急ではないことに 'as soon as possible' と言うと、押しつけがましく聞こえることがあります。今日中に本当に重要なことに 'when you have a chance' と言うと、相手はそれが大切だと気づかないかもしれません。

緊急度を適切に伝えることで、頼みごとが公平でわかりやすいものになります。

話し手が本当に伝えたいこと

学習者が緊急度を表すフレーズを添えるとき、たいてい次のいずれかを言いたいと思っています。

• これは時間の制約があり、今すぐ対応が必要です。
• これは大切ですが、多少の融通はききます。
• これはちょっとした頼みごとで、いつでも構いません。
• 急かしたくはありませんが、いずれは必要です。

選ぶフレーズは、これらのうちどれが当てはまるかに合わせるべきです。

どんなふうに聞こえるか

'As soon as possible' は本当の緊急度を伝えます。何かが本当に待てないときには、正直で役に立つ言い方です。しかし、使いすぎたり、優先度の低い作業に使ったりすると、要求が強いように聞こえることがあり、何でも緊急に見えるため相手は緊急度を気にしなくなり始めるかもしれません。

'When you have a chance' はくつろいでいて礼儀正しく聞こえます。本当のちょっとした頼みごとには最適です。リスクは逆方向にあります。あまりにやわらかく聞こえるため、頼みごとが相手のリストの下のほうに落ちてしまい、本当の締め切りを逃してしまうことがあるのです。

どちらのフレーズも曖昧になりがちです。'As soon as possible' は時間を示しませんし、'when you have a chance' も同じです。具体的な時間を示すほうが、ほとんどの場合よりわかりやすく、より思いやりがあります。

より良い言い換え

最も良い解決策は、たいてい実際の時間や期間を示して、相手が計画を立てられるようにすることです。

短い例

本当に緊急な頼みごと。

曖昧な言い方: "Please send the file as soon as possible."
よりはっきりした言い方: "Could you send the file by noon today? We need it for the meeting."

緊急ではない頼みごと。

誤解を招く言い方: "Please review this as soon as possible."
よりはっきりした言い方: "When you have a chance this week, could you review this? No rush."

友人への頼みごと。

押しつけがましい言い方: "Reply as soon as possible."
なめらかな言い方: "Whenever you get a moment, let me know what you think."

実際の締め切りがあるメール。

やわらかすぎる言い方: "Let me know when you have a chance."
よりはっきりした言い方: "Could you let me know by Thursday? That's when I have to confirm."

覚えておきたいルール

'As soon as possible' は本当に待てないことのためにとっておき、'when you have a chance' は本当のちょっとした頼みごとに使い、できるときはいつでも実際の時間や日付を添えましょう。

練習:より良いトーンを選ぼう

1. 1時間後に始まる会議のために書類が必要です。あなたは同僚にメールします:

   • A. Send this when you have a chance.
   • B. Could you send this within the next half hour? I need it for a meeting at 10.
   • C. Send this now.

   Answer: B — きつく聞こえることなく、本当の締め切りと理由を伝えています。

2. 締め切りがまったくない状態で、友人に写真を見てほしいと頼んでいます。あなたはこう言います:

   • A. Look at this as soon as possible.
   • B. Whenever you get a moment, could you take a look at this?
   • C. I need your opinion right away.

   Answer: B — くつろいでいてプレッシャーのない頼みごとの性質に合っています。

3. ある作業は大切で明日にはほしいけれど、和やかでいたいと思っています。あなたはこう言います:

   • A. I need this as soon as possible.
   • B. When you have a chance.
   • C. If you could get to this by tomorrow, that would really help.

   Answer: C — 思いやりのあるトーンを保ちながら、はっきりした期間を示しています。