जब कोई ऑर्डर गुम, देर से, क्षतिग्रस्त या ग़लत हो तो क्या कहें
सेवा-शिकायत से जुड़े शब्द आपको किसी समस्या को बिना अस्पष्ट या रूखे लगे समझाने में मदद करते हैं। आपको इनकी ज़रूरत तब पड़ सकती है जब कोई ऑर्डर अधूरा हो, कोई डिलीवरी देर से हो, कोई वस्तु टूटी हुई पहुँचे, कोई भोजन वह न हो जो आपने मँगवाया था, या कोई सेवा वैसी न हो जैसा वादा किया गया था। साफ़ भाषा दूसरे व्यक्ति को समस्या समझने और सही समाधान देने में मदद करती है।
"This is bad service" ("यह ख़राब सेवा है") कहने के बजाय, आप कह सकते हैं "One item is missing, the package arrived two days late, and the replacement part is the wrong size" ("एक वस्तु गुम है, पैकेज दो दिन देर से पहुँचा, और replacement पुर्ज़ा ग़लत आकार का है")। वह वाक्य तथ्य देता है। एक उपयोगी शिकायत बताती है कि क्या हुआ, कब हुआ, आपने क्या उम्मीद की थी, और अब आप क्या चाहते हैं।
मुख्य अंतर
Missing का मतलब है कि कोई चीज़ जो वहाँ होनी चाहिए वह वहाँ नहीं है। एक गुम वस्तु किसी थैले, पैकेज, ऑर्डर, कमरे, किट या दस्तावेज़ से छूट सकती है।
Delayed का मतलब है देर से या उम्मीद किए गए समय पर न होना। एक देर से हो रही डिलीवरी, मरम्मत, पिकअप, अपॉइंटमेंट या जवाब अब भी हो सकता है, पर योजना से बाद में।
Damaged का मतलब है शारीरिक रूप से क्षतिग्रस्त। एक क्षतिग्रस्त वस्तु चटकी हुई, टूटी हुई, पिचकी हुई, खरोंची हुई, फटी हुई, रिसती हुई, कुचली हुई, या इस्तेमाल के लिए असुरक्षित हो सकती है।
Wrong का मतलब है सही वस्तु, आकार, रंग, पता, मात्रा, तारीख या सेवा न होना। "Wrong" सामान्य है, इसलिए जब भी हो सके विवरण जोड़ें।
एक replacement एक नई वस्तु या सेवा है जो गुम, क्षतिग्रस्त या ग़लत वस्तु के बदले दी जाती है। एक replacement वही उत्पाद, कोई अलग मॉडल, या एक सुधारा हुआ ऑर्डर हो सकता है।
एक complaint यह बताने वाला कथन है कि कुछ ग़लत है। रोज़मर्रा की सेवा-स्थितियों में, एक शांत complaint अक्सर मदद का अनुरोध होता है, बहस नहीं।
मुख्य शब्द और वाक्यांश
- order: माँगी गई वस्तु या सेवा
- item: एक उत्पाद या किसी ऑर्डर का एक हिस्सा
- missing item: वह वस्तु जो शामिल नहीं की गई थी
- delayed order: वह ऑर्डर जो देर से है
- damaged item: डिलीवरी से पहले या उसके दौरान क्षतिग्रस्त हुई वस्तु
- wrong item: मँगवाई गई वस्तु से अलग वस्तु
- replacement: बदले में भेजी या दी गई नई वस्तु
- exchange: एक वस्तु लौटाकर दूसरी प्राप्त करना
- refund: लौटाया गया पैसा
- credit: किसी खाते में जोड़ी गई राशि
- apology: यह जताना कि व्यवसाय को खेद है
- confirmation: इस बात का सबूत कि अनुरोध मिल गया
- case number: किसी सेवा-समस्या के लिए नंबर
- follow up: समस्या के बारे में फिर से संपर्क करना
- resolve: समस्या ठीक करना
- escalate: समस्या को ज़्यादा अधिकार वाले किसी व्यक्ति के पास भेजना
सहज शब्द-संयोजन
इनका इस्तेमाल करें: missing from the order, left out of the bag, not included, short one item, और incomplete order।
इनका इस्तेमाल करें: delayed delivery, delayed appointment, delayed response, running late, behind schedule, expected arrival time, और new delivery window।
इनका इस्तेमाल करें: damaged in transit, arrived damaged, broken part, cracked screen, dented box, torn label, leaking container, और visible damage।
इनका इस्तेमाल करें: wrong size, wrong color, wrong address, wrong quantity, wrong item, incorrect order, और not what I ordered।
इनका इस्तेमाल करें: send a replacement, replacement item, replacement part, replacement order, free replacement, return label, और replacement shipment।
उदाहरण वाक्य
"One item is missing from my order." (मेरे ऑर्डर से एक वस्तु गुम है।)
"The side dish was left out of the bag." (साइड डिश थैले से छूट गई।)
"The delivery is delayed, and I have not received a new time window." (डिलीवरी में देरी है, और मुझे कोई नया समय नहीं बताया गया।)
"The box arrived damaged, and the item inside is cracked." (डिब्बा क्षतिग्रस्त पहुँचा, और अंदर की वस्तु चटकी हुई है।)
"I received the wrong color." (मुझे ग़लत रंग मिला।)
"This is not the size I ordered." (यह वह आकार नहीं है जो मैंने मँगवाया था।)
"Could you send a replacement?" (क्या आप एक replacement भेज सकते हैं?)
"Do I need to return the damaged item first?" (क्या मुझे पहले क्षतिग्रस्त वस्तु लौटानी होगी?)
"Can you provide a case number for this complaint?" (क्या आप इस शिकायत के लिए एक case number दे सकते हैं?)
"Please confirm when the replacement has shipped." (कृपया पुष्टि करें जब replacement भेज दिया जाए।)
गुम वस्तुओं का वर्णन
गुम-वस्तु की शिकायतों में order number, वस्तु का नाम, और जो आपको इसके बदले मिला, वह शामिल होना चाहिए। इससे बातचीत छोटी रहती है।
"My order number is 1842. The receipt lists three items, but only two were in the bag." (मेरा order number 1842 है। receipt में तीन वस्तुएँ हैं, पर थैले में केवल दो थीं।)
"The charger is missing from the box." (charger डिब्बे से गुम है।)
"The salad was included, but the dressing was missing." (सलाद शामिल था, पर ड्रेसिंग गुम थी।)
"The kit should include six screws, but I only found four." (किट में छह पेच होने चाहिए, पर मुझे केवल चार मिले।)
"The invoice lists the item, but it was not in the package." (इनवॉइस में वस्तु दर्ज है, पर वह पैकेज में नहीं थी।)
बड़ी चीज़ का नाम लेते समय missing from का इस्तेमाल करें: "The receipt is missing from the bag" ("receipt थैले से गुम है")। जब संदर्भ साफ़ हो तब अकेले missing का इस्तेमाल करें: "The small part is missing" ("छोटा पुर्ज़ा गुम है")।
देरियों का वर्णन
देरी की भाषा तब सबसे अच्छी काम करती है जब आप उम्मीद किए गए समय की असल स्थिति से तुलना करते हैं।
"The pickup was scheduled for 3 p.m., but no one has arrived." (पिकअप दोपहर 3 बजे तय था, पर कोई नहीं आया।)
"The delivery window was 10 to 12, and it is now 1:30." (डिलीवरी का समय 10 से 12 था, और अब 1:30 बज रहे हैं।)
"The repair was supposed to be completed yesterday." (मरम्मत कल पूरी हो जानी चाहिए थी।)
"I have not received an update since Monday." (मुझे सोमवार से कोई अपडेट नहीं मिला।)
"Could you give me a new estimated arrival time?" (क्या आप मुझे आने का एक नया अनुमानित समय बता सकते हैं?)
औपचारिक वर्णन के लिए delayed का इस्तेमाल करें और रोज़मर्रा की बातचीत के लिए running late का। "The driver is running late" ("ड्राइवर को देर हो रही है") स्वाभाविक लगता है। "The shipment is delayed" ("शिपमेंट में देरी है") ज़्यादा औपचारिक लगता है।
क्षति और ग़लत वस्तुओं का वर्णन
क्षति के वर्णन में क्षति का प्रकार और जगह शामिल होनी चाहिए। "It is damaged" ("यह क्षतिग्रस्त है") सच हो सकता है, पर यह पर्याप्त नहीं समझाता।
"The corner of the table is chipped." (मेज़ का कोना टूटा हुआ है।)
"The screen has a crack in the lower left corner." (स्क्रीन के बाएँ निचले कोने में एक दरार है।)
"The bottle leaked inside the package." (बोतल पैकेज के अंदर रिस गई।)
"The box was crushed on one side." (डिब्बा एक तरफ़ से कुचला हुआ था।)
"The handle is loose, so the item is not safe to use." (हैंडल ढीला है, इसलिए वस्तु इस्तेमाल के लिए सुरक्षित नहीं है।)
ग़लत वस्तुओं के लिए, बताएँ कि आपने क्या मँगवाया और आपको क्या मिला:
"I ordered a medium, but I received a large." (मैंने मीडियम मँगवाया था, पर मुझे लार्ज मिला।)
"I ordered black, but the item that arrived is navy." (मैंने काला मँगवाया था, पर जो वस्तु आई वह गहरे नीले रंग की है।)
"The label has my name, but the contents are not my order." (लेबल पर मेरा नाम है, पर अंदर की सामग्री मेरा ऑर्डर नहीं है।)
समाधान माँगना
समस्या समझाने के बाद, बताएँ कि आप क्या चाहते हैं। आम समाधानों में replacement, refund, credit, मरम्मत, return label, सुधारा हुआ ऑर्डर, या नया अपॉइंटमेंट शामिल हैं।
"Could you send the missing item?" (क्या आप गुम वस्तु भेज सकते हैं?)
"Could you send a replacement instead of a refund?" (क्या आप refund के बजाय एक replacement भेज सकते हैं?)
"Can I get a return label for the damaged item?" (क्या मुझे क्षतिग्रस्त वस्तु के लिए एक return label मिल सकता है?)
"Could the replacement be shipped today?" (क्या replacement आज भेजा जा सकता है?)
"Can you correct the order and confirm the new delivery time?" (क्या आप ऑर्डर सुधारकर नई डिलीवरी का समय पुष्ट कर सकते हैं?)
विनम्र दृढ़ता उपयोगी होती है: "I understand mistakes happen, but I need the correct item by Friday" ("मैं समझता हूँ कि ग़लतियाँ होती हैं, पर मुझे सही वस्तु शुक्रवार तक चाहिए")।
सीखने वालों की आम गलतियाँ
"It missed in my order" मत कहें। कहें "It is missing from my order" या "It was left out of my order"।
"The delivery is delay" मत कहें। कहें "The delivery is delayed" या "The delivery is running late"।
बिना विवरण के "I got a wrong one" मत कहें। कहें "I received the wrong size" या "I received the wrong item"।
"Please change a new one" मत कहें। कहें "Could you send a replacement?" या "Could I exchange it for a new one?"।
replace और refund में भ्रम न करें। एक replacement आपको दूसरी वस्तु देता है। एक refund आपका पैसा वापस देता है।
व्यावहारिक नमूना अनुच्छेद
मैं ऑर्डर 3928 के बारे में लिख रहा हूँ, जो आज सुबह पहुँचा। पैकेज दो दिन देर से आया, और ऑर्डर से एक वस्तु गुम है। receipt में एक फ़ोन केस और एक चार्जिंग केबल दर्ज है, पर डिब्बे में केवल फ़ोन केस था। केस भी क्षतिग्रस्त पहुँचा; कोना चटका हुआ है और पैकेज एक तरफ़ से कुचला हुआ था। क्या आप एक replacement केस और गुम केबल भेज सकते हैं? कृपया पुष्टि करें कि क्या मुझे क्षतिग्रस्त वस्तु लौटानी होगी, और इस शिकायत के लिए एक case number भेज दें।
(I am writing about order 3928, which arrived this morning. The package was delayed by two days, and one item is missing from the order. The receipt lists a phone case and a charging cable, but only the phone case was inside the box. The case also arrived damaged; the corner is cracked and the package was crushed on one side. Could you send a replacement case and the missing cable? Please confirm whether I need to return the damaged item and send a case number for this complaint.)